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La firma ante notario es uno de los momentos más importantes de cualquier operación inmobiliaria.
Sin embargo, muchas personas creen erróneamente que el notario únicamente se limita a leer la escritura y recoger las firmas.
La realidad es muy diferente.
Antes de autorizar una compraventa, el notario debe revisar una gran cantidad de documentación para garantizar que la operación cumple todos los requisitos legales y que comprador y vendedor conocen exactamente qué están firmando.
En esta guía te explicamos qué documentación revisa el notario antes de una compraventa y cómo evitar problemas que puedan retrasar o incluso impedir la firma.
¿Cuál es la función del notario en una compraventa?
El notario actúa como funcionario público imparcial.
Su función principal es:
- Verificar la legalidad de la operación.
- Identificar correctamente a las partes.
- Comprobar la documentación aportada.
- Garantizar la seguridad jurídica.
- Informar a comprador y vendedor de sus derechos y obligaciones.
No representa ni al comprador ni al vendedor. Su obligación es proteger la legalidad de la operación.
Documentación que revisa del vendedor
La mayor parte de la documentación suele aportarla la parte vendedora.
Escritura de propiedad
Es el documento que acredita quién es el propietario legítimo de la vivienda.
El notario comprobará:
- Titularidad.
- Porcentajes de propiedad.
- Régimen matrimonial.
- Posibles limitaciones.
Si existen varios propietarios, todos deberán intervenir o estar debidamente representados.
Documento de identidad
El notario verificará:
- DNI.
- NIE.
- Pasaporte (en caso de extranjeros).
La identificación de las partes es obligatoria.
Nota simple registral
La nota simple permite conocer la situación registral actual del inmueble.
El notario revisará:
- Titularidad.
- Hipotecas vigentes.
- Embargos.
- Usufructos.
- Servidumbres.
- Cargas registrales.
Antes de vender una vivienda es recomendable solicitar una nota simple actualizada. Puedes ampliar información en nuestra guía sobre qué es una nota simple y para qué sirve.
Certificado de eficiencia energética
Actualmente es obligatorio para vender una vivienda. El notario suele verificar su existencia y referencia.
Si todavía no dispones de él, consulta nuestra guía sobre el certificado energético al vender una vivienda.
Último recibo del IBI
Permite acreditar:
- Referencia catastral.
- Situación tributaria.
- Datos del inmueble.
Además, sirve para comprobar la correspondencia entre Catastro y Registro.
Certificado de deuda cero de la comunidad
Es obligatorio según la Ley de Propiedad Horizontal. El administrador o presidente certifica que la vivienda:
- Está al corriente de pago.
- O tiene deudas pendientes.
La existencia de deudas no impide necesariamente la venta, pero debe informarse al comprador.
Documentación relacionada con la vivienda
Referencia catastral
El notario debe incorporar la referencia catastral a la escritura. También comprobará que los datos coinciden con la realidad física del inmueble.
Situación urbanística
En determinadas operaciones pueden solicitarse:
- Licencias.
- Declaraciones de obra nueva.
- Certificados urbanísticos.
- Documentación de ampliaciones.
Especialmente cuando existen reformas o construcciones no reflejadas registralmente.
Viviendas protegidas
Si se trata de una VPO o VPPL, el notario puede solicitar documentación adicional relacionada con:
- Régimen de protección.
- Descalificación.
- Precio máximo legal.
Si tu vivienda es protegida, te recomendamos leer nuestra guía sobre cómo vender una VPO o VPPL en Madrid.
Documentación relacionada con la hipoteca
Certificado de deuda pendiente
Cuando existe una hipoteca vigente, la entidad financiera suele emitir un certificado con el saldo pendiente. El notario utilizará esta información para coordinar la cancelación económica durante la firma.
Certificado de cancelación
Si la hipoteca ya está cancelada pero todavía figura inscrita, puede ser necesario aportar documentación adicional. Si tienes financiación pendiente, consulta nuestra guía sobre cómo vender una vivienda con hipoteca.
Documentación del comprador
Aunque suele ser menos extensa, también es revisada cuidadosamente.
Documento identificativo
- DNI.
- NIE.
- Pasaporte.
Medios de pago
El notario tiene obligación legal de identificar el origen y la forma de pago.
Por ello revisará:
- Transferencias.
- Cheques bancarios.
- Justificantes bancarios.
Documentación hipotecaria
Cuando existe financiación hipotecaria:
- Oferta vinculante.
- FEIN.
- FIAE.
- Acta previa hipotecaria.
El comprador debe haber realizado previamente la comparecencia obligatoria ante notario.
Comprobaciones que realiza el notario el mismo día de la firma
Además de la documentación aportada, el notario realiza verificaciones adicionales.
Consulta telemática del Registro
Poco antes de la firma suele solicitar una información registral actualizada.
Esto permite detectar:
- Embargos recientes.
- Nuevas cargas.
- Incidencias registrales.
Comprobación de titularidad
Confirma que los vendedores siguen siendo los propietarios registrales.
Comprobación de capacidad legal
Verifica que las partes tienen capacidad para contratar.
Problemas que pueden retrasar una firma
Herencias sin adjudicar
Es uno de los casos más frecuentes. Si existen herederos pendientes, la venta puede paralizarse.
Embargos no detectados
Pueden aparecer durante las comprobaciones finales.
Hipotecas mal canceladas
Algunas hipotecas están pagadas pero continúan inscritas.
Discrepancias entre Catastro y Registro
Es habitual encontrar diferencias de superficie o distribución.
Deudas de comunidad
Pueden generar incidencias de última hora.
Cómo evitar problemas antes de llegar a notaría
La mejor estrategia es preparar toda la documentación con antelación.
Conviene disponer de:
- Escritura.
- Nota simple actualizada.
- Certificado energético.
- Recibo de IBI.
- Certificado de comunidad.
- Documentación hipotecaria.
Además, resulta recomendable revisar previamente la situación registral y fiscal del inmueble. Si estás preparando la venta, también puede interesarte nuestra guía sobre qué documentación necesitas para vender una vivienda.
Checklist rápida para vendedores
Antes de acudir a notaría verifica que dispones de:
- Escritura de propiedad
- DNI o NIE
- Nota simple actualizada
- Certificado energético
- Último recibo del IBI
- Certificado de deuda cero de comunidad
- Certificado de saldo hipotecario (si existe hipoteca)
- Documentación específica de VPO o VPPL (si procede)
Conclusión
El notario revisa mucho más que una simple escritura. Su trabajo consiste en comprobar que la operación es legal, que la documentación es correcta y que comprador y vendedor conocen exactamente qué están firmando.
Preparar toda la documentación con tiempo permite evitar retrasos, incidencias de última hora y posibles problemas durante la compraventa. Una operación bien organizada suele llegar a notaría con mayor seguridad y tranquilidad para todas las partes.
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